Локализация персональных данных: где можно хранить записи нагрудных камер

Запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан России с использованием баз данных за пределами страны не допускаются (ч. 5 ст. 18 152-ФЗ). Значит, архив записей нагрудных камер — основной и резервный — должен храниться на серверах в России. Облако использовать можно, если серверы находятся в России, а отношения с провайдером оформлены договором с требованиями к защите. Передача записей за рубеж — это трансграничная передача: о намерении её осуществлять Роскомнадзор уведомляют заранее (ч. 3 ст. 12 152-ФЗ).

Когда камер становится больше десяти, архив перестаёт помещаться на одном компьютере, и возникает соблазн перенести его в облако. Это возможно, но записи с людьми — персональные данные, а для них в России действует требование локализации. Нарушить его легко: достаточно выбрать облачный сервис с серверами за рубежом или настроить резервную копию «куда-нибудь подешевле».

Что требует закон о локализации

Норма касается не самого факта съёмки, а того, где лежит база данных. Записи, на которых видны и слышны сотрудники и клиенты, собираются в архив — это и есть база данных персональных данных. Хранить её, накапливать в ней новые файлы и извлекать из неё записи нужно с использованием баз данных, находящихся в России.

Практические следствия:

• Основной архив — на сервере или оборудовании в России: в офисе, на объекте, в российском дата-центре.
• Резервная копия — тоже в России. Требование распространяется на любую базу, а не только на основную.
• Синхронизация и «облачные папки» — тот же архив. Если сотрудник выгружает записи в личный облачный диск зарубежного сервиса, нарушение возникает уже на этом шаге.

Облако: можно, но с проверкой

Облако само по себе не запрещено. Вопрос в том, где физически находятся серверы и кто получает доступ к данным.

Что проверить у провайдера до переноса архива:

1. Расположение серверов — в России, в том числе для резервных копий и реплик.
2. Договор — если провайдер не только предоставляет мощности, но и сам обрабатывает записи по поручению компании, закон требует оформить поручение. В нём указывают перечень персональных данных, действия с ними, цели, обязанность соблюдать конфиденциальность и требования к защите (ч. 3 ст. 6 152-ФЗ). Закон при этом называет условием поручения согласие субъектов персональных данных — нужно ли оно в конкретной схеме, оценивает юрист.
3. Меры защиты — уровень защищённости информационной системы по требованиям, утверждённым постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119, и подтверждающие документы провайдера.
4. Доступ — кто со стороны провайдера может открыть файлы и как это фиксируется.
5. Выход — как забрать архив и удалить данные при расторжении договора.

Трансграничная передача

Если записи всё же уходят за рубеж — например, головная компания за границей хочет просматривать архив, — это трансграничная передача персональных данных. С 1 марта 2023 года оператор до начала такой передачи обязан уведомить Роскомнадзор о своём намерении (ч. 3 ст. 12 152-ФЗ). При этом требование локализации не снимается: первичная база с записями всё равно должна находиться в России.

Отдельно стоит учесть, что уведомление об обработке персональных данных, которое подают до запуска камер, содержит сведения о месте нахождения базы данных и о трансграничной передаче. Смена хранилища — повод подать изменения.

Три рабочие схемы

• Локально. Записи выгружаются на оборудование в офисе или на объекте. Например, в терминале выгрузки КОНТРОЛЬ Т-3 до четырёх дисков по 16 ТБ, а копия по сети уходит на сервер самой организации. Если и терминал, и сервер находятся в России, требование локализации выполняется без договоров с внешними провайдерами: данные не покидают компанию.
• Российское облако. Удобно для распределённой сети объектов: записи с разных площадок собираются в одном месте. Нужны договор с требованиями к защите и проверка расположения всех копий.
• Гибрид. Оперативный архив — на объекте, долгосрочный или резервный — в российском облаке. Часто самый практичный вариант для компаний с несколькими филиалами.

Как схема хранения влияет на ежедневную работу с камерами по сравнению со стационарным видеонаблюдением и записью на телефон, разобрано в статье о задачах, которые нагрудные камеры решают в компаниях.

Срок хранения тоже часть требования

Локализация отвечает на вопрос «где», но не «сколько». Хранить записи дольше, чем требует цель обработки, закон не позволяет, поэтому срок хранения и порядок удаления закрепляют во внутреннем документе — подробно об этом в материале о сроках хранения записей с нагрудных камер. Чем короче срок, тем меньше архив и тем проще выполнить требования к его защите.

Чек-лист

1. Основной архив и все резервные копии — на серверах в России.
2. Сотрудники не выгружают записи в личные облачные сервисы.
3. С облачным провайдером заключён договор с требованиями к защите и, если нужно, поручение на обработку.
4. Уровень защищённости системы определён по требованиям ПП РФ № 1119.
5. Если записи передаются за рубеж — Роскомнадзор уведомлён заранее.
6. Уведомление об обработке персональных данных отражает место нахождения базы.

Частые вопросы

Можно ли хранить записи нагрудных камер в облаке?

Можно, если серверы облака, включая резервные копии, находятся в России, а с провайдером заключён договор с требованиями к защите.

Нарушение ли — выгрузить записи в личный облачный диск сотрудника?

Да, если сервис хранит данные за рубежом: базу персональных данных граждан России нельзя вести за пределами страны.

Что делать, если головная компания за рубежом хочет смотреть архив?

Это трансграничная передача: до её начала оператор обязан уведомить Роскомнадзор и соблюсти отдельные требования закона.

Где удобнее хранить архив нескольких филиалов?

Часто — гибридно: оперативный архив на объекте, долгосрочная или резервная копия в российском облаке либо на сервере организации.

Это общий разбор, а не юридическая консультация: схему хранения для конкретной компании стоит согласовать с юристом и специалистом по защите информации.